Efektywność w pracy

Optymalizacja pracy jest bardzo ważna zarówno z punktu widzenia pracownika jak i pracodawcy. Nastawianie na efektywność daje pracownikowi większą satysfakcję z wykonywanej pracy, natomiast firmie pozwala osiągnąć lepsze wyniki. W dzisiejszych czasach ważne jest aby pracować mądrze a nie ciężko. W poniższym artykule poruszone zostaną właśnie kwestie związane z poprawą efektywności własnej pracy.

Zapisuj swoje zadania

W codziennej pracy spotykamy się z wieloma zadaniami, a w naszej głowie rodzi się niezliczona ilość różnego rodzaju pomysłów. W celu ich zachowania mamy do wyboru dwie możliwości: zapamiętanie lub zanotowanie. Zapisując informacje nasza pamięć zostaje odciążona i może chłonąć kolejne dane. Nie od dzisiaj wiadomo, że nawet najlepsza pamięć ludzka ma pewne ograniczenia. Pozostaw umysł czysty abyś mógł się skupić na wymyślaniu rozwiązań. Nie zaprzątaj swojej głowy informacjami, które mogą zostać zapisane.

Istnieje wiele sposobów ułatwiających organizację zadań własnych, które możemy podzielić na dwie podstawowe kategorie:

  • elektroniczne – oprogramowanie na komputerze, telefonie lub tablecie,
  • tradycyjne – krótkie zapiski, notatki na kartce, notesie lub w kalendarzu książkowym.

Dobry system to taki, który działa, dlatego należy z dostępnych opcji wybrać tą najlepszą dla nas samych. Zarządzanie notatkami ułatwia aplikacja Evernote, aby swobodnie zarządzać projektami lub planami, warto sprawdzić aplikacje: Nozbe, Trello, Todoist lub Microsoft Project. Czy nawet Google Docs do notatek które będą w chmurze i zawsze możemy je otworzyć w dowolnym miesciu na dowolnym urządzeniu.
W świecie różnego rodzaju programów, nie można zapominać o tradycyjnym kalendarzu/terminarzu, który stanowi nieodzowny element podczas spotkań czy konferencji w pracy, umożliwiając wykonanie szybkich notatek, kiedy niewskazane jest używanie w tym celu telefonu. A skoro o terminarzach mowa to…

Kalendarze online

Dobre uzupełnienie dostępnych systemów zadań stanowią kalandrze online. Do najpopularniejszych zaliczam Office 365/Outlook oraz Google Calendar. Oferują one możliwość podglądu okresu prezentującego obłożenie zadaniami czy spotkaniami w określonym czasie. Kalendarz okazuje się przydatny w sytuacji umawiania spotkań pozwalając na kontrolowanie czasu ich trwania oraz uniemożliwiając wystąpienie sytuacji w której poszczególne spotkania kolidowałyby ze sobą. Kolejnym ważnym aspektem jest zapisywanie w planach kalendarza wszystkich ważnych wydarzeń zarówno na najbliższy miesiąc, cały rok lub nawet kilka lat w przyszłość, jeśli posiadasz informację na temat konkretnych dat z tak dużym wyprzedzeniem. Systematyczne planowanie gwarantuje lepszą organizację własnego czasu. Dlatego tez dobrze posiadać jeden kalendarz online do spraw służbowych utrzymywany na platformie firmowej i oddzielny kalendarz do spraw prywatnych, tu Google Kalendarz dobrze się sprawdza, przypisany do naszego prywatnego e-maila.

Spotkania, zebrania

A jeśli chodzi o planowanie trudnych spotkań czy zadań, to mam dobrą radę – zawsze planuj je na początek dnia, zaraz po przyjściu do pracy. Pozostawienie trudnego tematu na popołudnie lub koniec dnia spowoduje dezorganizację całego dnia, ponieważ nasze myśli będą krążyły wokół niedokończonego tematu, uniemożliwi to skupienie się na innych zadaniach. Zakończenie trudnego tematu już na początku dnia, daje dużo satysfakcji oraz motywację do działania na dalszą część dnia.

Na 100%

Obecność w pracy na 100% to przede wszystkim maksymalne skupienie tylko i wyłącznie na zadaniach związanych bezpośrednio z wykonywaną pracą. Niby jest to oczywiste a jednak przez wiele osób ignorowane. Prywatne sprawy zostawiamy w domu, gdzie czekają do momentu zakończenia wykonywania przez nas obowiązków służbowych. W praktyce oznacza to nieużywanie mediów społecznościowych (Facebook, Instagram itp.) nawet w sytuacji, kiedy polityka firmy na to pozwala. Dotyczy to również poczty prywatnej. Dodatkowo warto zwrócić uwagę znajomym i jednocześnie do tego przyzwyczajać, że w godzinach pracy masz ograniczoną możliwość odbierania telefonów i odpisywania na wiadomości SMS, a na messengera nawet nie zaglądasz. Wszystkie przytoczone wyżej przykłady pozwalają na lepsze skupienie w pracy, a tym samym ułatwiają wykonywanie zadań.

Bądź w domu na 100% – to z kolei oznacza, że w domu zajmujesz się tylko rodziną i sprawami prywatnymi. A przede wszystkim korzystasz zasłużonego odpoczynku. Nie myślisz o pracy.
Wykonuj zadnia tak, by wszystkie tematy służbowe były go końca załatwione,  tak by nie wpływały w ogóle na Twój czas wolny. Wtedy też nie sprawdzasz poczty służbowej. Naucz współpracowników by telefonowali do Ciebie tylko w sytuacjach awaryjnych, czyli w takich, gdzie twoje działanie jest naprawdę niezbędne. W pozostałych przypadkach powinni poradzić sobie korzystając z własnych kompetencji. Przewiduj wszystkie możliwe konsekwencje swoich zadań i zawczasu podejmuj działania prewencyjne, tak by nie wpłynęły to na Twój czas prywatny.
Pamiętaj, że zwiększasz swoją wydajność w pracy, kiedy na prawdę odpoczywasz w domu.

Polecane materiały: